Toda organización, sea de la naturaleza que sea, tiene la necesidad de dotarse de un instrumento de gestión por el cual la Dirección sea capaz de verificar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, así como la evolución periódica de los mismos.
Como se ha comentado en capítulos anteriores, toda organización debe elaborar y desarrollar un plan estratégico que indique hacia donde se incardina la institución, definiendo una visión de lo que se quiere alcanzar y los resultados que espera ofrecer a la sociedad.
Una herramienta eficaz para establecer el proceso, por el cual la organización va cumpliendo con los fines definidos, es la Dirección por Objetivos o Dirección por Programas.
Este método de gestión fue creado por Peter Drucker hace ya 50 años, y fue de aplicación a muchas de las organizaciones empresariales. En España se introdujo en la década de los años 80, y utilizada por los servicios públicos en la década de los años 90.
Del análisis de las experiencias prácticas y de las opiniones de los autores especializados, se deduce que no existe un único modelo de Dirección por Objetivos.
El objetivo que se pretende, no es otro que el de definir un modelo de gestión, basado en la dirección por objetivos, que se ajuste a las necesidades de un servicio policial y que de respuesta a las exigencias de gestión de los Gobierno Municipales.
1. ¿Qué es la Dirección por Objetivos?
La Dirección por Objetivos se puede definir1, como “un proceso por el cual los directivos principales y los directivos subordinados pertenecientes a una organización, identifican conjuntamente los objetivos comunes, definen las principales áreas de responsabilidad de cada uno, en función de los resultados que se espera que cada uno de ellos logre y en el que se utilizan estos parámetros como guías para dirigir la sección, departamento, etc., de los que cada directivo es responsable, y para valorar la aportación que realiza cada uno de los directivos participantes”.
En lo referente a los servicios policiales, la Dirección por Objetivos es la técnica que nos permite la transformación de los objetivos estratégicos de la Institución, en objetivos asignables a unidades y personas, mediante su despliegue y ejecución en los diferentes niveles de responsabilidad.
La dirección por objetivos permite a su vez, programar las líneas de acción, o acciones concretas para llevar a cabo la estrategia del servicio (objetivos tácticos), así como transforma en un plan de acción los objetivos asignados a las personas (objetivos operativos).
2. Características de la Dirección por Objetivos.
Una herramienta de gestión de un servicio público, como la Dirección por objetivos, muestra una serie de condiciones y características que deben ser tomadas en cuenta. Éstas son:
- Cada unidad de gestión establece planes de objetivos de acuerdo con los de la unidad jerárquica superior, siguiendo una lógica descendente.
- Todo objetivo ha de ser llevado a cabo por equipos y personas concretas.
- Es un proceso formalizado y contractual, y ha de quedar constancia escrita.
- Es sistemático: tiene unas etapas pautadas de obligado cumplimiento.
- Es periódico: se ha de repetir cíclicamente.
- Precisa de un seguimiento: rendición de cuentas de la consecución de objetivos.
- Debe ser lo más participativo posible.
- Debe ser conocido por toda la organización
3. Ventaja de la Dirección por Objetivos.
La aplicación de esta técnica de gestión permite alinear las actuaciones de cada una de las unidades, secciones, áreas, etc., con la política estratégica de la Institución, de forma que se consigue una única dirección en la acción del Servicio2.
Esta herramienta de gestión, exige la participación de todos los componentes de la organización. Con ello conseguimos una cierta implicación y una asunción de los objetivos por parte de los actores intervinientes en el proceso.
Nos permite una mejora de la motivación del personal y un responsabilidad de los mandos y de los agentes.
Al ser un proceso sistemático, periódico y escrito, nos permite disponer de un documento por el cual se podrá realizar los seguimientos correspondientes.
Asimismo, esta técnica posibilita la mejora continua en el Servicio y la elaboración de planes de calidad aplicando una sistemática concreta para la consecución de sus objetivos de mejora.
La Dirección por Objetivos permitirá también reducir la denominada “brecha de planificación”, que es la diferencia entre la tendencia actual de la organización en la consecución de resultados y el potencial que la organización tiene para conseguir los mismos3.
4. Definición de los Objetivos.
Un objetivo es aquello que queremos realizar, que pretendemos llevar a cabo o lo que queremos conseguir. Es una finalidad en sí mismo.
Es importante no caer en el error de confundir objetivo con tarea o acción a realizar. Reducir un 8% los accidentes de tráfico en el casco urbano, es un objetivo correctamente definido, en cambio supervisar el trabajo de la unidad de atestados es una de las tareas y funciones de un mando intermedio, pero no un objetivo que se pretenda conseguir.
Existen varios tipos de objetivo a tener en cuenta a la hora de ser definidos y enfrentarse a la implantación de esta herramienta, estos son:
- Objetivos cuantitativos, que expresan la cantidad a conseguir y que se plantea como estándar.
-Reducir en un 12% las infracciones relacionadas con el uso del cinturón de seguridad.
- Objetivos cualitativos, que expresan lo qué se deberá conseguir.
-Elaborar un plan de prevención y mejora de la seguridad en el entorno escolar.
- Objetivos temporales, que expresan qué se deberá conseguir aplicando la variable del tiempo.
-Se reducirá los tiempos de respuesta en las intervenciones, tendente a conseguir que la espera de demandante, no sea superior a los 10 minutos.
- Objetivos de coste, que expresan el coste que se desea conseguir en una acción concreta.
-Reducir el gasto corriente en un 4%, pudiendo incrementarse el gasto de inversión en un 3%.
Para la realización de los enunciados de los objetivos, contemplaremos los siguientes requisitos en su formulación:
- Se utilizará un verbo de acción: reducir, incrementar, mejorar, etc.
- Se definirá la función sobre la acción a llevar a cabo: los accidentes de tráfico, el número de denuncias, los tiempos de respuesta. etc.
- Se definirá el resultado final o la intención que se pretende conseguir: un 6%, 25 inspecciones a la semana, etc.
- Se explicitará la fecha de la finalización de la acción: durante el año 2009, durante el mes de septiembre, etc.
Los requisitos que deben tener los objetivos a definir, será los siguientes:
- Serán adecuados: pertinentes, adecuados y oportunos.
- Definidos: términos de resultados final.
- Específicos: con una única finalidad.
- Mesurables: que se pueda saber con antelación si se van a conseguir.
- Realistas: que supongan un reto a alcanzar, pero posibles.
- Que contenga un plan de acción. Con el consiguiente desarrollo de acciones.
- Determinados conjuntamente: con implicación de los miembros de la organización y que definan metas comunes.
- Los precisos: ni un número alto de objetivos, ni un número escaso de los mismos.
- Coordinados: propiciando que no entren en contradicción uno objetivos con otros.
5. Indicadores y elementos de control.
Al instrumento de medida que nos permite conocer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados, se les denomina indicadores de gestión.
Tan importante como la definición correcta de cada uno de los objetivos que la organización pretende conseguir, es el establecimiento de los indicadores o elementos de control que permitan saber, tanto la evolución del grado de cumplimiento del objetivo, como de si se han logrado las metas pretendidas4.
El indicador lo obtendremos de las estadísticas del servicio, del número de registros que la organización posea, de la evolución histórica de la institución o de las comparaciones con otros servicios de índole semejante.
El elemento de control es un indicador temporal que nos ayudará a conocer el grado de cumplimiento del objetivo. Ya no es tanto un estándar o un dato cuantitativo, sino que se puede utilizar informes periódicos de cada una de las unidades de la organización.
Al igual que los objetivos, existen varios tipos de indicadores de gestión:
- Cuantitativos: miden el número, el porcentaje, el volumen, etc.
- Cualitativos: informes y estudios elaborados. A estos se les denomina elementos de control.
- Eficacia: los cuales miden la relación entre las expectativas y los resultados obtenidos.
- Eficiencia o de coste: los cuales miden la relación entre el coste de la acción y el resultado obtenido.
El Sistema de Dirección o Programación por Objetivos, es una herramienta que se suele utilizar por las organizaciones de forma anual, y que coincida con el presupuesto anual de la institución, dado que ambas herramientas tienen muchas características comunes.
6. Esquema de un Sistema de Dirección por Objetivos.
A continuación se presenta, a modo de referencia, lo que podrían ser los esquemas de un sistema de dirección por objetivos para su aplicación a un servicio de Policía Local5.
Las características de estos esquemas y fichas de programación, es el que sea de fácil comprensión y utilización.
En este sistema se describen cinco de fichas de programación:
1. Descripción de la Unidades del Servicio
2. Descripción de los Objetivos.
- Unidad
- Responsable
- Colaboradores
- Objetivo general
- Objetivos específicos
- Indicadores de gestión
3. Descripción de las actividades
- a. Denominación de la actividad a realizar
- b. Planning de las actividades. Diagrama de Gunnt
4. Valoración de la gestión
- a. Grado de cumplimiento del objetivo
- b. Grado de satisfacción
- c. Grado de adaptación
5. Firma del Responsable institucional, del Jefe del Servicio y de la Unidad.
1 ODIORNE. G. S. La Dirección por Objetivos. LABOR. Madrid. 1985.
2 LAFUENTE VALENTIN. L., La Dirección por Objetivos en la Policía Local. www.monografias.com 2006.
3 LAFUENTE VALENTIN. L., La Dirección por Objetivos en la Policía Local. www.monografias.com 2006.
4 DÍAZ. A., AGUILA. P., MAYORAL. C., PALOMARES. L. M. Dirección Por Objetivos. Aplicación Municipal. Nueva Gestión Local. Editorial Popular. Madrid. 2.013
5 LAFUENTE VALENTIN. L., La Dirección por Objetivos en la Policía Local. www.monografias.com 2006.
Autor: Leonardo Román Lafuente Valentín
Intendente Jefe de la Policía Local de Rivas-Vaciamadrid
